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Vor wenigen Tagen hat die Bundesregierung den Zugang zu Kurzarbeitergeld erleichtert. Alle Werkstätten mit Arbeitsausfällen wegen der Corona-Krise sollten diese möglichst bald bei der Agentur für Arbeit anmelden – auch dann, wenn zunächst keine Kurzarbeit geplant ist.

Zahlreiche Informationen zum Thema Kurzarbeit sind auf der Website des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zusammengetragen. Zudem bietet die Arbeitsagentur auf ihrer Website einen umfangreichen Frage-Antwort-Katalog. Ebenfalls auf der Seite der Arbeitsagentur finden Sie Erklärvideos zum Beantragen des Kurzarbeitergeldes.

Was ist Kurzarbeitergeld eigentlich?
Die Agentur für Arbeit zahlt das Kurzarbeitergeld als teilweisen Ersatz für den durch einen vorübergehenden Arbeitsausfall entfallenen Lohn. Sie, als Arbeitgeber, werden dadurch bei den Kosten der Beschäftigung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entlastet. So können Unternehmen ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch bei Auftragsausfällen – wie jetzt in der Corona-Krise – weiter beschäftigen. Das Kurzarbeitergeld hilft also, Kündigungen zu vermeiden. Zurzeit gilt außerdem: Auch anfallende Sozialversicherungsbeiträge für ausgefallene Arbeitsstunden werden von der Agentur für Arbeit zu 100 Prozent erstattet.

Welche grundsätzlichen Voraussetzungen gibt es, um Kurzarbeitergeld zu beantragen?

• Es muss ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegen. Nach den neuen Vorgaben gilt rückwirkend zum 1. März 2020: Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, wenn mindestens 10 Prozent der Beschäftigten einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben – im jeweiligen Monat und im jeweiligen Betrieb oder der jeweiligen Betriebsabteilung.
• Der Arbeitsausfall muss unvermeidbar sein: Es gilt zu prüfen, ob die Angestellten nicht in anderen Abteilungen oder für andere zumutbare Arbeiten (etwa Instandsetzungs- oder Aufräumarbeiten) eingesetzt werden können.
• Der Arbeitsausfall muss vorübergehend sein, wovon in der Corona-Krise auszugehen ist.
• Der Arbeitsausfall muss unvermeidbar sein. Das heißt, dass der Unternehmer erst prüfen muss, welche Maßnahmen er eventuell vor Einführung der Kurzarbeit ergreifen kann. Das gängigste Mittel ist: Überstunden müssen zuvor abgebaut werden. Bisher war es so, dass die Arbeitnehmer unter Umständen sogar zunächst negative Arbeitszeitsalden aufbauen musste. Das gilt derzeit nicht. Hinsichtlich des Urlaubs gilt: Aufgrund der aktuellen Lage verzichtet die Bundesagentur für Arbeit in diesem Jahr darauf, den Einsatz von Erholungsurlaub zur Vermeidung von Arbeitsausfällen zu verlangen. Resturlaub aus dem vergangenen Jahr soll allerdings nach Möglichkeit zur Vermeidung von Arbeitsausfällen eingesetzt werden. Sprich: Beschäftigte mit Urlaubsansprüchen aus dem Vorjahr sollen von ihrem Arbeitgeber dazu angehalten werden, alte Urlaubstage zu nehmen. Gezwungen werden kann dazu allerdings niemand.
• Neuanstellungen sind nur mit zwingenden Gründen erlaubt. Ausnahme: Endet die Ausbildung Ihres Lehrlings, dürfen Sie ihn übernehmen. Der Neuangestellte hat dann ebenfalls Anrecht auf Kurzarbeitergeld.

Welche vertraglichen Voraussetzungen gilt es zu beachten?
Um Kurzarbeit in der Werkstatt einführen zu können, müssen auch verschiedene Verträge und Vorgaben beachtet werden:

• Vorgaben aus einem geltenden Tarifvertrag sind bindend.
• Betriebsvereinbarungen sind zu beachten.
• Auch die Einzelverträge zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Kurzarbeit-Klauseln enthalten. Prüfen Sie bei Unsicherheit die Arbeitsverträge.
• Gibt es einen Betriebsrat, gilt es, das Mitbestimmungsrecht (§ 87 BetrVG) zu beachten.

Welche Arbeitnehmer können in Kurzarbeit gehen und haben somit Anspruch auf Kurzarbeitergeld?

• Grundsätzlich alle Arbeitnehmer, die versicherungspflichtig und ungekündigt bei Ihnen beschäftigt sind. Das heißt im Umkehrschluss: Für geringfügig Beschäftigte kann man kein Kurzarbeitergeld beantragen.
• Befristet Angestellte können Kurzarbeitergeld erhalten.
• Auch Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer können Kurzarbeitergeld beziehen.
• Bei Auszubildenden gilt: Nur in bestimmten Fällen können Auszubildende Kurzarbeitergeld bekommen. Allerdings erst nach einem Arbeitsausfall von 6 Wochen oder 30 Arbeitstagen. Bis dahin bekommen sie die volle Ausbildungsvergütung. Der Ausbildungsbetrieb muss versuchen, die Ausbildung weiter zu ermöglichen, indem er etwa den Ausbildungsplan umstellt oder Auszubildende in einer anderen Abteilung unterbringt. Wegen des Coronavirus haben viele Betriebe aber kaum eine andere Möglichkeit, insbesondere wenn der Betrieb geschlossen werden muss. In so einem Fall ist Kurzarbeit auch eine Option für Auszubildende.

Wie informiere ich meine Mitarbeiter über die Maßnahmen?
Der ZDK hat eine Muster-Formulierung zur Einführung von Kurzarbeit veröffentlicht, mit der Betrieben die Einführung von Kurzarbeit ermöglicht bzw. erleichtert werden kann. Sie dient als Nachweis gegenüber der zuständigen Agentur der Arbeit, dass Kurzarbeit mit den Mitarbeitern vereinbart wurde. Bitte beachten Sie die Hinweise dazu.  

Wie lange kann Kurzarbeitergeld bezogen werden?
Grundsätzlich gilt:

• Bis zu zwölf Monate.
• Unterbrechungen von mindestens einem Monat können die Bezugsfrist verlängern.
• Unterbrechungen von drei oder mehr Monaten erfordern eine neue Anzeige bei der Arbeitsagentur.

Wie kurzfristig kann ich Kurzarbeit einführen?
Kurzarbeit kann bei Auftragsausfällen durch entsprechende Vereinbarungen zur Reduzierung der Arbeitszeit im Betrieb sehr kurzfristig eingeführt und der örtlichen Agentur für Arbeit angezeigt werden.

Wer muss das Kurzarbeitergeld beantragen?
Kurzarbeitergeld wird von Ihnen als Arbeitgeber beantragt. Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden, in deren Bezirk die zuständige Lohnabrechnungsstelle liegt.

Wie läuft die Auszahlung des Kurzarbeitergelds?
Das Kurzarbeitergeld ist eine Erstattungsleistung. Das heißt: Sie als Inhaber berechnen das Kurzarbeitergeld und zahlen es dann statt des üblichen Lohnes oder Gehalts an Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus. Anschließend stellen Sie einen Erstattungsantrag bei der örtlichen Agentur für Arbeit, die Ihnen nach Prüfung der Antragsunterlagen das gezahlte Kurzarbeitergeld (nebst anfallenden Sozialversicherungsbeiträgen für ausgefallene Arbeitsstunden) erstattet.

Was geschieht mit den Sozialversicherungsbeiträgen?
Diese müssen Sie auch weiterhin – mit dem Lohn – abführen. Sprich: den vollen Beitrag des Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Anteils zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung. Sie erhalten als Arbeitgeber allerdings die volle Erstattung der gezahlten Beiträge – rückwirkend ab 1. März 2020 bis Ende 2020 (Stand Referentenentwurf vom 19. März 2020).

Wie läuft die Beantragung des Kurzarbeitergeldes?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales fasst das Prozedere wie folgt zusammen:

Schritt 1: Der Arbeitsausfall wird vom Arbeitgeber oder von der Betriebsvertretung bei der zuständigen Agentur für Arbeit schriftlich angezeigt. Wir von ATR empfehlen Ihnen: Unabhängig davon, ob Sie Kurzarbeitergeld beantragen wollen oder nicht, sollten Sie diesen ersten Schritt – die Anzeige des Arbeitsausfalls – in jedem Fall beim Arbeitsamt unternehmen. Damit kann die Beantragung des Kurzarbeitergeldes in Zukunft ablaufen. Zuständig ist die Agentur für Arbeit, in deren Bezirk Ihr Betrieb seinen Sitz hat. Die Agentur für Arbeit entscheidet unverzüglich, ob die Voraussetzungen für die Zahlung von Kurzarbeitergeld dem Grunde nach vorliegen. Der Arbeitgeber errechnet das Kurzarbeitergeld und zahlt es an die Beschäftigten aus. Hier finden Sie das dafür nötige Formular zur Anzeige des Arbeitsausfalls.

Schritt 2: Erst im Anschluss daran richten Sie einen schriftlichen Antrag auf Erstattung des von ihnen verauslagten Kurzarbeitergeldes an die zuständige Agentur für Arbeit. Der Antrag ist innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten einzureichen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalendermonats (Anspruchszeitraums), in dem die Tage liegen, für die Kurzarbeitergeld beantragt wird. Dafür müssen Sie den Antrag auf Kurzarbeitergeld ausfüllen.

Unternehmen, die Beratungsbedarf bei der Beantragung haben, wenden sich bitte direkt an ihre örtliche Agentur für Arbeit oder an den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit unter der Rufnummer 0800 4 5555 20.

Hinweis: Im Formular für die Anzeige des Arbeitsausfalls müssen sie die Ursachen des Arbeitsausfalls begründet. Das Formular enthält eine Erklärung des Arbeitgebers, dass die Angaben nach bestem Wissen gemacht wurden. Ist eine Betriebsvertretung vorhanden, muss diese den Angaben des Arbeitgebers zustimmen oder eine gesonderte Stellungnahme abgeben.

Welches ist für mich die zuständige Arbeitsagentur?
Ihre zuständige Arbeitsagentur finden Sie über diese Onlinesuche.

Ausfüllhinweis: Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld bemessen?
Die Bundesagentur für Arbeit schreibt dazu: Die Höhe des Kurzarbeitergeldes richtet sich danach, wie hoch der finanzielle Verlust nach der Zahlung von Steuern ist. Grundsätzlich werden rund 60 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts bezahlt. Lebt mindestens ein Kind mit im Haushalt, beträgt das Kurzarbeitergeld rund 67 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts. Hier gilt die Berechnungstabelle der Bundesagentur für Arbeit. Für Geringverdiener gilt diese Berechnungstabelle (für Beschäftigte, die keine Sozialversicherungsbeiträge zu tragen haben).

Welchen Umfang kann die Kurzarbeit haben?
Ob es Stunden, Tage oder sogar Wochen umfasst, richtet sich nach der Auftragslage und den Vereinbarungen im Unternehmen. Gibt man im Antragsformular „Kurzarbeit null“ an, beträgt der Arbeitsausfall 100 Prozent. Das heißt, dass die Arbeit für eine vorübergehende Zeit vollständig eingestellt wird. Das gilt für vorübergehende Betriebsschließungen, oder wenn Betriebsteile vorübergehend komplett geschlossen werden.

Um wie viel müssen die betroffenen Beschäftigten ihre Arbeitszeit reduzieren?
Vereinfacht gesagt: Reduziert wird um den tatsächlichen Arbeitsausfall. Liegt der bei 50 Prozent, muss auch die Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter um 50 Prozent reduziert werden. Es obliegt Ihnen als Arbeitgeber, diese Arbeitszeit einzuteilen. Somit entscheiden Sie also auch, ob Sie einen Mitarbeiter länger in Kurzarbeit schicken, oder – wenn möglich – ob Sie die Kurzarbeit auf mehrere Mitarbeiter verteilen, die dann beispielsweise versetzt jeweils einige Tage der Arbeit fernbleiben.

Müssen Nachweise über die Arbeitszeiten geführt werden?
Die Arbeitsagentur schreibt hierzu: Ja, es ist zwingend erforderlich Arbeitszeitnachweise führen, aus denen die tägliche Arbeitszeit ersichtlich ist. Die Angabe in der Anzeige ist eine erwartete Verteilung – eine Einschätzung, die im Nachhinein mit der tatsächlichen Abrechnung konkretisiert wird. Während der Kurzarbeit sind Arbeitszeitnachweise der betroffenen Arbeitnehmer/innen zu führen. Dafür gibt es keine vorgegebene Vorlage. Zu erfassen ist in Stunden, wann der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat, wann er im Urlaub war, wann er Überstunden genommen hat, ob andere Fehlzeiten vorlagen und wann Kurzarbeit war. Diese und die Lohnabrechnungen dienen der Prüfung des Anspruchs nach Beendigung der Kurzarbeit.

Was muss der Arbeitnehmer tun?
Kurzum: nichts. Der Unternehmer ist für die Anzeige des Arbeitsausfalls und die Beantragung des Kurzarbeitsgeldes verantwortlich. Auch die Auszahlung läuft über das Unternehmen. Gerne können Sie Ihren Mitarbeitern die Hinweise der Arbeitsagentur für Arbeitnehmer in Kurzarbeit weiterleiten. Ebenfalls interessant für Ihre Angestellten sind die Fragen und Antworten, die das Bundesarbeitsministerium zusammengetragen hat (etwa hinsichtlich der sozialen Absicherung, etwaigen Rentenansprüche oder einer Weiterbildungsförderung in der Kurzarbeitszeit).

Viele Arbeitnehmer möchten wissen, ob sie während der Kurzarbeitszeit etwas hinzuverdienen dürfen. Wie verhält es sich hier?
Der Staat möchte Vorteile schaffen, damit umso mehr Menschen in systemrelevanten Bereichen (etwa der Landwirtschaft) aushelfen. Deshalb können Arbeitnehmer, die Kurzarbeitergeld beziehen, so viel Geld hinzuverdienen, bis sie ihre übliche Einkommensgrenze erreichen. Problemlos möglich ist also: Kurzarbeitergeld + Minijob = übliches Gehalt. Was darüber hinausgeht, wird vermutlich auf das Kurzarbeitergeld angerechnet.

Auch Inhaber von Kfz-Betrieben sind nur Menschen. Und die können sich mit dem Corona-Virus anstecken. viele Unternehmer wissen längst, wie wichtig es sein kann, Vorkehrungen für den eigenen Ausfall zu treffen. Dennoch ist die Bereitschaft, sich mit diesem Thema intensiv auseinanderzusetzen, oftmals nur gering.

Die Frage: „Was ist, wenn …?“ ist im Falle eines Notfalls immer eine, der man gerne aus dem Weg geht. Denn es geht um die eigene Person. Doch was würde passieren, wenn ich als Chef plötzlich durch Krankheit oder Unfall für längere Zeit ausfalle? Könnte das Unternehmen ohne mich fortbestehen und die Arbeitsplätze erhalten bleiben? Wäre meine Familie wirtschaftlich ausreichend abgesichert? Unglücke passieren – naturgemäß – unvorbereitet und aus heiterem Himmel. Unfälle oder Krankheiten lassen sich in aller Regel nicht vorhersagen. Dabei kann das Unternehmen mit der richtigen Strategie und einigen praktischen Schritten wirksam abgesichert werden. Daher sollte es einen Notfallplan (Link zur Checkliste betrieblicher Notfallplan des ZDK) geben.

Erste Schritte zum Notfall-Handbuch
Wer nicht frühzeitig zu Lebzeiten vorsorgt, gefährdet im Notfall das Überleben des Unternehmens. Daher sollte Klarheit über grundsätzliche Überlegungen bestehen: Wie soll die Zukunft des Unternehmens aussehen? Welche Interessen verfolgt der Unternehmer? Welche familiären und unternehmerischen Ziele sollen erreicht werden?

Dann folgt die Frage: spiegeln sich die Überlegungen in vertraglichen Regelungen wider, wie zum Beispiel Ehevertrag, Erbvertrag, Testament oder Gesellschaftsvertrag? Zur Prüfung, Beratung und Ausgestaltung empfiehlt es sich dringend, den Rat eines Anwalts und/oder Notars einzuholen. Bei der Ausgestaltung des Regelwerks sollten folgende Überlegungen auf jeden Fall auf den Prüfstand gestellt werden:

• Wer könnte im Notfall vorübergehend oder dauerhaft das Unternehmen weiterführen?
• Gibt es einen Familienangehörigen, einen Mitarbeiter oder einen Externen, der diese Funktion vertrauensvoll wahrnehmen könnte?
• Muss eventuell die Unternehmensführung auf mehrere Personen verteilt werden?
• Wer weiß über aktuell anstehende Aufträge Bescheid? Wer kennt die Kunden? Wer die Lieferanten? Wer ist mit den wichtigsten Projekten vertraut?
• Wer hat Bankvollmachten? Gibt es Personen, die schon einen Überblick über die Konten haben? Wer kennt die entsprechenden Passwörter vom PC oder Codes? Wer kommt an Schlüssel heran?
• Steht ein Unternehmensnachfolger bereit? Muss er eingearbeitet werden? Oder kann in der Übergangszeit auch ein anderer das Unternehmen führen?
• Gibt es im Unternehmen einen Beirat? Soll ein solches Gremium eingerichtet werden?
• Ist ausreichende Vorsorge für den Lebenspartner und für die Kinder getroffen worden?
• Gibt es mehrere Erben und müsste das Unternehmen auf sie aufgeteilt werden?
• Ist ausreichendes Vermögen vorhanden, um Pflichtteilsansprüche der Erben zu befriedigen? Gibt es schon Regelungen, wie das Vermögen aufgeteilt wird? Sollten Pflichtteilsverzichte mit möglichen Erben besprochen werden?
• Wie hoch kann die anfallende Erbschaftsteuer sein? Entzieht sie dem Unternehmen wichtige Liquidität? Wie kann vorgesorgt werden?

Darüber hinaus sind weitere Punkte individuell zu klären. Dabei ist es sinnvoll, Familienangehörige und Mitarbeiter, die in den Notfallplan eingebunden werden sollen, bei der Ausgestaltung einzubeziehen, zumindest aber diese Personen über die Existenz des Notfall-Handbuchs zu informieren.

Weisungen, Vollmachten, Verfügungen
Ist ein Werkstatt-Inhaber kurzfristig oder dauerhaft nicht handlungsfähig, sollten geeignete Vertrauenspersonen benannt werden, die die Geschäfte weiterführen. Sie werden die Geschäftsführung übernehmen, bis Sie wieder „an Bord“ sind oder ein Nachfolger eingearbeitet ist. Diese Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet sein. Dies kann durch die befristete Erteilung von Vollmachten geschehen oder mit der Erteilung von Prokura.

• Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist es notwendig, eine Vertrauensperson zu benennen, die die Gesellschafterrechte in der Gesellschafterversammlung ausübt. Damit die Person handlungsfähig ist, muss sie mit den notwendigen Stimmrechtsvollmachten ausgestattet sein.
• Da bei Erteilung der Prokura oder von Vollmachten eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen gelten, sollten Sie auch einen Rechtsanwalt zur Beratung hinzuziehen.
• Sofern (derzeit) keine Prokura oder Handlungsvollmacht erteilt wird, sollte die notwendige Generalvollmacht oder die Geschäftsvollmacht im Notfall-Handbuch oder an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden.
• Das betrifft selbstverständlich auch die private Ebene, denn solange ein Erbe (auch der Ehepartner) keinen Erbschein oder ein Testament vorlegen kann, ist er auch nicht berechtigt, zu handeln. Bei einer GmbH können sich somit die Erben auch nicht als Geschäftsführer bestellen.

Umgang mit dem Notfall-Handbuch

• Alle Maßnahmen und Hinweise eines Notfallplans sind schriftlich festzuhalten.
• Die Seiten ausdrucken und zusammen mit allen notwendigen jeweils dazugehörigen Unterlagen abheften.
• Die Unterlagen laufend aktualisieren und mindestens jährlich überprüfen. Das gilt insbesondere für alle Adressen, Passwörter, Stellvertreterregelungen, Vordrucke und Ähnliches.
• Durchsprechen der einzelnen Positionen mit den verantwortlichen Mitarbeitern und der Familie.
• Vertrauenspersonen müssen wissen, wo sich der Notfall-Ordner befindet.
• Da dort sensible Daten gebündelt sind, empfiehlt sich ein sicherer Ort wie ein Bankschließfach oder die Übergabe des Ordners an Ihren Rechtsanwalt oder Notar.